D’abord, on lance son activité en tant qu’auto-entrepreneur en faisant ses factures sous Excel et en gérant au jour le jour (facile, il n’y en a pas beaucoup et on et tout seul). Puis on grandit et le nombre de factures augmente. On change de statut et on prend un comptable (il faut être un peu plus organisé). Et, puis… on continue à grandir et là il faut passer à un système de gestion plus élaboré.
Un système de gestion ça sert à quoi ?
C’est vrai ! On a déjà un comptable, un tableur : pourquoi prendre un autre outil qui va nous prendre du temps et nous coûter de l’argent ? Parce qu’en fonctionnant, vous vous rendrez compte que vous passez beaucoup de temps à faire devis, factures et relance paiements (parfois à recevoir les paiements aussi). Qu’il y a des factures récurrentes qui pourraient se faire automatiquement. Que si vous voulez travailler à plusieurs en télétravail, vos classeurs ce n’est pas très pratique…
Quand prendre un système de gestion ?
Pour ma part, je déconseille de le prendre trop tôt. Considérez que vos premiers mois (voire vos premières années) sont une phase de test : découvrez ainsi vos besoins, précisez votre offre (j’ai pour ma part créé pas mal de tableaux ou de modèles de devis qui m’ont permis de clarifier mon offre).
Prendre un système trop tôt va vous demander du temps alors qu’il vaut mieux vous consacrer au commercial pendant cette phase de lancement et vous faire prendre un risque parce que vous ne savez pas ce dont vous avez besoin.
Par contre, n’attendez pas trop car passer d’un système à l’autre prend du temps et est risque d’erreur (plus vous avez de dossiers en cours, plus il y a de risques d’erreurs).
Définir ses besoins
Vous avez fonctionné pendant un moment sans système de gestion. Vous avez fait des devis, des factures… Vous pouvez donc déterminer vos besoins : votre cahier des charges. Beaucoup de clients ou peu ? Des clients récurrents ou pas du tout ? Des devis ou pas de devis ?… Muni de ce cahier des charges, faites le tour des systèmes existants. Si vous avez vraiment les moyens vous pouvez faire développer votre propre système mais je doute que ce soit une solution efficace : il faudra penser à budgéter les mises à jour, vous ne bénéficierez pas de l’expérience d’autres utilisateurs et surtout cela vous coûtera très cher.
Dans notre cas, notre recherche était en priorité de gérer devis et factures, la comptabilité restant chez notre comptable.
Les outils
Ils sont nombreux sur le marché : de Ciel (le plus connu) à des starts-ups proposant des systèmes plus ou moins efficaces. Les tester prend du temps. Nous n’avons pas tout testé mais fait une présélection par le tarif puis testé deux systèmes qui nous avaient été conseillés par notre réseau.
Nous avons éliminés Ciel, SalesForce et Oracle car trop complexes et onéreux pour notre activité (nous avons peut être eu tort car ils proposent aussi des offres pour TPE mais il faut bien choisir…)
Pour un travail collaboratif, nous avons choisi un système en Saas (software as a service). Ce sont des logiciels en « cloud » développés par des agence. je n’aime pas trop les Saas car il y’ a des inconvénients majeurs : si l’opérateur disparait, le système disparait ; l’abonnement est (surtout pour la création de site internet) souvent hors de prix. Dans le cas de la gestion de Vous facilite le Web, j’ai pris le risque (de toute façon, je continue à conserver une version papier de ma comptabilité et mon précédent système (à base de word, excel et documents papiers) n’était pas mieux. Nous avons testé Jiminy et entreprise-facile pour retenir entreprise-facile. Les raisons de notre choix sont :
- les fonctionnalités de Entreprise facile correspondent plus à nos besoins
- la société est plus ancienne que Jiminy qui se lance donc le risque est moindre
- l’interface est plus user-friendly
- l’équipe d’entreprise facile est très réactive face à nos questions et remarques.
Pour prendre cette décision, nous avons passé du temps à tester les deux systèmes. Maintenant, nous passons beaucoup de temps à saisir les affaires en cours, devis, contacts, catalogue produit : beaucoup de temps mais que nous devrions récupérer en fonctionnement normal (je croise les doigts). L’utilisation de l’outil me propose des fonctionnalités plus nombreuses que celles que nous avions imaginées au début (devis et facturation)
A partir de notre expérience, nous pouvons vous accompagner dans l’organisation de votre entreprise sous forme de conseil ou de formation. Contactez-nous !