Oublier les réseaux sociaux quand on organise un événement est une faute professionnelle. Je parlerai ici surtout de Twitter, media de l’immédiateté et de l’échange d’informations et d’opinions, mais d’autres réseaux peuvent être utiliser
Twitter vous permettra de donner plus de visibilité à votre événement, d’avoir plus d’interactivité et de créer une communauté avec un fort attachement.
Comment ?
La première étape incontournable est de donner un hashtag en début d’événement et même avant : l’utilisation de plusieurs hashtags rendent l’événement plus difficile à suivre : #JCW n’est pas #JCW2014. Il faut donc fixer les règles rapidement et les répéter : dès les informations à l’inscription, rappel sur tous les documents, à l’ouverture de l’événement et l’afficher partout.
Plusieurs effets :
- Montrer que vous vous intéressez aux réseaux sociaux : événement moderne, incitation à la participation
- Permettre aux personnes sur place de partager leurs avis et d’interagir
- Permettre à des personnes extérieures de suivre l’événement : ça décuple votre public
Pour qui ?
Beaucoup d’entre vous vont me dire que leur public n’utilise pas les réseaux sociaux. Je voudrais leur rappeler ici que l’équipement en smartphone croit de manière exponentielle : en 2011, seuls 17 % des français étaient équipés de smartphone ; en 2013, le chiffre monte à 38 % ! Il est exacte que cet équipement est de 75 % chez les 18/24 ans et baisse avec l’âge mais le taux d’équipement progresse sur tous les publics.
De toute façon, même si le nombre d’intervenants sur les réseaux sociaux n’est pas majoritaire, l’effet de cette action sera de toute façon largement supérieur à son coût puisque ça ne vous coûtera rien. Un seul intervenant qui résume efficacement votre événement aura déjà un impact.
Pour quel événements ?
Tous ceux qui on une vocation de relations publiques : conférences, ateliers, salons…
Comment renforcer l’efficacité de ce hashtag ?
Quelques astuces pour inciter les personnes à participer et renforcer l’efficacité des réseaux sociaux :
Pendant l’événement, pas besoin de gros moyens :
- Avoir un animateur qui publiera des messages (par exemple des photos, des indications sur démarrage de tel atelier/conférence, des indications pratiques…) mais surtout qui fera des RT des messages des autres intervenants. Pas besoin d’un spécialiste, tout le monde peut le faire avec son smartphone et l’application de base même si les plus pros utiliseront Tweetdesk ou autre outil.
- Si vous voulez aller plus loin (mais ce n’est pas indispensable), vous pouvez aussi projeter les tweets : le risque existe si certains messages sont négatifs, à utiliser avec précaution
- Utiliser les tweets venant du public ou de l’extérieur pour nourrir les questions lors des conférences (à centraliser par l’animateur)
- si vous avez un accès wifi (c’est mieux), vérifier s’il tient avec une montée de charge et prévoyez des codes d’accès pour tous
- et surtout : mettre à disposition du public des prises électriques, les smartphones se déchargent vite !
Après l’événement :
- remercier les participants bien sûr
- vous pouvez aussi créer un storify : cet outil permet de créer un fil des Tweets, statut Faceboook, Instagram, You Tube, Google +. Comme un album photo de l’événement ce qui sera utile pour une conférence mais aussi pour des événements plus festifs.
Grâce aux réseaux sociaux, votre événement touchera ainsi plus de personnes mais sera aussi plus pérenne.